Trys dienos, viso 6000 minučių turinio, 300 pranešėjų ir net virš 10 000 dalyvių – kovo pradžioje įvykęs Lietuvos Verslo Forumas unikalia apimtimi įsirašė į virtualių renginių geriausių praktikų vadovėlį. Pavargusius nuo įprasto online formato, didžiausia šalies istorijoje interneto konferencija kovo pradžioje nukėlė į neįprastą paralelinę erdvę, kuri nostalgiškai leido pasijusti kaip gyvame renginyje. Pasak organizatorių, įgyvendinanti tokio masto renginį buvo nelengvas iššūkis – 9 mėnesiai pasiruošimo, daug sudėtingų techninių niuansų ir kruopšti prikaustančio turinio atranka.
3 dienų interaktyvi programa
Kovo 3-5 dienomis rekordinio dydžio Lietuvos Verslo Forume susibūrė įvairių sričių specialistai – ekonomistai, politikai, verslo ir vadybos konsultantai, kurie renginio metu dalinosi idėjomis, skatinančiomis proveržį aktualiose probleminėse srityse. Šiame renginyje didžiausias dėmesys buvo skiriamas skaitmenizacijos, žaliojo ir žiedinės ekonomikos kurso temoms.
Pasak Lietuvos verslo forumo organizatoriaus, įmonės „Confinn“ vadovo Dainiaus Baltrušaičio, dėl pandemijos padiktuoto ilgo online režimo, daugeliui žmonių pradeda atsibosti virtualus renginių formatas. Visgi, ši Šiaurės ir Baltijos regione neregėto masto konferencija sukėlė visai kitokią žmonių reakciją – visuomenė labai domėjosi renginiu, o jo metu auditorija buvo įsitraukusi nuo pradžios iki pabaigos.
Organizatoriai įsitikinę, kad sėkmės formulę padiktavo inovatyvus renginio formatas. Renginys vyko 3 dienas: interaktyvius pranešimus, diskusijas ir webinarus.
„Praeitais metais mes turėjome 9 sales ir dalyviams buvo sunku visur suspėti, todėl reaguodami į vartotojų patogumą, šiais metais mes programą išskirstėme į kelias dienas, kad žmonės galėtų realiu laiku sudalyvauti ten, kur jie nori. Džiugu, kad po mūsų renginio žmonės jautėsi tarsi patekę į kitokią, paralelinę erdvę, kurioje dėl didelio šurmulio, nuolatinio interaktyvaus migravimo iš vienos salės į kitą, jie galėjo pasijausti tarsi tikrame renginyje“, – komentuoja verslo psichologas D. Baltrušaitis.
Kitas „Confinn“ vadovas Artūras Laucius paantrina, kad dinaminės platformos žmones ne tik įtraukia, bet ir suteikia jiems galimybę mėgautis įtraukiančiu turiniu dar ateinančius puse metų.
„Mes pasirinkome tokį formatą ir formą, nes tai suteikia turiniui daug daugiau pločio ir gylio. Žmones renginyje neprivalo apsilankyti visuose pranešimuose, bet jie gali panorėti juos peržvelgti visai kitokiu, jiems patogiu laiku. Tad įrašytas tokio masto dienos renginys gali tapti mėnesio renginiu, o trijų dienų renginys – trijų mėnesių“, – teigia A. Laucius.
Didžiausi organizavimo iššūkiai
A.Lauciaus teigimu, tokio masto renginys reikalauja labai kruopštaus pasiruošimo. Vienas iš pagrindinių iššūkių – laiku save mobilizuoti. Norint suorganizuoti didžiulę konferenciją be jokių trukdžių, reikia pradėti ruoštis jau prieš 9 mėnesius.
„Svarbu turėti visus ištestuotus techninius sprendimus. Dažnai daugelis organizatorių pakliūna ant šio kabliuko. Esant dideliam žmonių kiekiui, kompiuterinės programos tai pradeda traktuoti kaip kibernetinę ataką, dėl kurios yra blokuojami serveriai. Atliekant „Stress tests“, reikia po truputį didinti sukurtų vartotojų skaičių, nes po tūkstančio, penkių ar daugiau atsiranda vis kitokie techniniai niuansai. Svarbu visada būti žingsniu priekyje – tvirtai žinoti, ką ir kaip renginio metu matys dešimt tūkstančių dalyvių savo ekrane“, – apie verslo forumo organizavimo iššūkius pasakoja A. Laucius.
Kita svarbi organizacinė dalis – turinio atranka. Pasak „Confinn“ vadovo D. Baltrušaičio, užtrunka daug laiko, kol yra tikslingai atrenkama kokybiška medžiaga numatytam renginiui. Svarbu investuoti ir į savo žinomumą, kad į renginį pritrauktum pačius geriausius moderatorius.
„Mes patvirtiname apie 30 proc. pranešėjų. Šiuo atveju kalbant apie 300 pranešėjų ir 20 dienų turinio, reikia labai daug laiko, kol su visais pereini turinio ir formos aptarimus, ir atsirenki geriausius kandidatus.
Tai esminis, laikui imlus procesas. Jeigu atsirenki gerą turinį ir užtikrini sklandų įgyvendinimą – tavo renginys atneš puikių rezultatų. Svarbu remtis ilgamete patirtimi ir puikiai pažinoti regioną“, – įžvalgomis dalinasi D. Baltrušaitis.
Dėmesio išlaikymo technikos ir žiūrovų įtraukimo gudrybė
Anot D. Baltrušaičio, virtualūs renginiai yra labai jautrūs trukmei. Jeigu gyvame renginyje pranešėjas turi dvi minutes padaryti įspūdį, tai virtualiame formate – jis privalo užkabinti žiūrovą vos per pusę minutės.
„Jeigu per pirmą minutę pradedi save pristatinėti – jau tavo matomumas ir pranešimas yra žlugęs. Online formate turi gal trisdešimt sekundžių pateikti tą intrigos tašką, kuris įtikintų žiūrovą tavęs klausyti. Paskui seka esminė kryptis, įžvalgos ir trys pavyzdžiai. Juk gyvame renginyje žiūrovui dažnai nemalonu atsistoti vidury salės, persibrauti per ilgas žiūrovų eiles, o virtualiame renginyje jam užtenka sekundės pereiti į kitą elektroninę erdvę, jei turinys neužkabino“, – sako „Confinn“ vadovas.
„Mūsų turinio specialistai įdeda labai daug pastangų, kad pranešėjai sublizgėtų. Kartais ateina pranešėjas ir tvirtina, kad niekaip negali sutrumpinti 40 minučių turinio. Tuomet mes prašome fiziškai išrašyti viską ant popieriaus lapo. Būna 20 lapų, o mes didžiąją dalį išbraukome, kol lieka tik 2. Mes rekomenduojame, kad pranešimai truktų iki 10 minučių”, – mintimis dalinasi D. Baltrušaitis.
Pasak D. Baltrušaičio, kitas svarbus aspektas – interaktyvus komentarų įskiepis, kurį gali kontroliuoti pats moderatorius. Taikomas klausimų reitingavimo būdas – papildoma inercija įtraukti dalyvius.
„Visi organizatoriai žino, kaip sunku išjudinti auditoriją klausimams. Dažniausiai gyvame renginyje paklausus, ar turite klausimų – stoja nejauki tyla. Mūsų gudrybė – inercija. Reikia išlaukti tą pirminį laiko tarpą, paskatinti juos įsitraukti po 4-5 minučių ir tuomet prasidės klausimų lavina. Virtualiame formate mes įtraukėme interaktyvius komentarų laukus, kuriame iš pradžių yra pateikiama porą klausimų, kuriuos galima reitinguoti. Šis būdas yra paprastesnis, nei pačiam vartotojui dėti pirmą žingsnį. Reitingavimas padeda įtraukti ir dalyvį paskatinti patį formuluoti klausimus,“ – sako D. Baltrušaitis.
„Confinn“ vadovas D. Baltrušaitis džiaugiasi, kad šiame regione įgyta techninė ir turinio „know how“ patirtis tiražuojama svetur. Įmonė „Confinn“, anksčiau daugiausia dirbusi su didžiausiomis konferencijomis Nordic Baltic regione, sulaukia vis daugiau užklausų ir iš visos Europos su prašymu padėti organizuoti didžiulis virtualius renginius nuo kelių tūkstančių iki 100 000 dalyvių.
Pranešimą paskelbė: Vilius Mackonis, „Virtuozai”, rinkodaros ir komunikacijos agentūra (MB Virtuosus)
